Tính năng chính
Loại câu hỏi thiết lập trả lời
Loại câu hỏi thiết lập trả lời
Supa hỗ trợ nhiều định dạng câu hỏi để bạn thu thập đúng dữ liệu cần thiết:
- **Có/Không **— câu trả lời chọn đáp án nhanh cho các bước kiểm tra Đạt/ Không đạt
- **Đạt/ Không đạt **— tập trung vào tuân thủ, có chấm điểm tự động
- Yêu cầu tải ảnh — yêu cầu ảnh chụp trực tiếp từ camera làm bằng chứng
- Nhập chữ — câu trả lời dạng văn bản tự do
- Nhập số— nhập số (đo nhiệt độ, đếm số lượng, v.v.)
- Chọn đáp án từ danh sách — chọn một giá trị từ danh sách định sẵn
- Ngày -tháng - Câu trả lời nhập/ chọn ngày tháng
- Hướng dẫn - Câu trả lời làm theo hướng dẫn
Logic điều kiện (conditional logic)
Logic điều kiện (conditional logic)
Hiển thị kết quả theo sau dựa trên câu trả lời đã được thiết lập điều kiện trước đó. Ví dụ: nếu nhân viên trả lời Fail cho một bước kiểm tra vệ sinh, Supa có thể sinh ra một công việc xử lý lỗi đó hoặc yêu cầu nhân viên hiện trường mô tả vấn đề và đính kèm ảnh. Điều kiện logic giúp checklist tập trung và giảm “nhiễu” cho các bước đã đạt.
Bắt buộc ảnh bằng chứng
Bắt buộc ảnh bằng chứng
Có thể cấu hình câu trả lời kèm bằng chứng là hình ảnh chụp trực tiếp. Nhân viên không thể chọn ảnh từ thư viện — Supa yêu cầu buộc mở camera để đảm bảo bằng chứng được ghi nhận ngay tại thời điểm thực hiện. Dùng cho các bước quan trọng như tình trạng thiết bị hoặc tuân thủ trưng bày.
Lịch và lặp lại
Lịch và lặp lại
Check list được lên lịch theo tần suất lịch ngày/tuần/tháng hoặc tùy biến theo yêu cầu. Supa sẽ tự động thiết lập lịch theo kế hoạch và gửi thông báo cho người được giao khi checklist đến hạn và theo dõi xem có hoàn thành đúng hạn hay không.
Gán địa điểm và xác nhận vị trí thực tế theo GPS
Gán địa điểm và xác nhận vị trí thực tế theo GPS
Checklist thực hiện được gán với cửa hàng/văn phòng trong khoảng cách cấu hình cụ thể, khi thực hiện checklist yêu cầu bật GPS để yêu cầu nhân viên phải ở trong một bán kính nhất định theo cấu hình đã thiết lập quanh địa điểm của CH/văn phòng trước khi có thể hoàn thành checklist. Điều này giúp quản lý có thể loại bỏ việc nhân viên hoàn thành từ xa hoặc gian lận.
Chấm điểm
Chấm điểm
Supa tự động tính điểm cho mỗi checklist đã thực hiện dựa trên trọng số câu hỏi bạn cấu hình. Điểm sẽ hiển thị tại menu chức năng báo cáo (Analytics dashboard) để quản lý có thể so sánh mức độ tuân thủ giữa các địa điểm và theo thời gian.
Hành động khắc phục
Hành động khắc phục
Bất kỳ mục nào trả lời chưa đạt đều có thể tự động tạo công việc (task) giao cho người chịu trách nhiệm, kèm thời hạn thực hiện cam kết và yêu cầu ảnh bằng chứng. Các mục chưa đạt sẽ không bị “lọt” trong quy trình.
I. Thao tác trên web
Biểu mẫu
1
Mở menu Biểu mẫu
Đăng nhập Supa bằng tài khoản đã tạo và vào menu Biểu mẫu ở thanh bên trái.
2
Tạo Biểu mẫu
Nhấp **Tạo biểu mẫu **
3
Nhập thông tin biểu mẫu
Người dùng xây dựng biểu mẫu từ dữ liệu thực tế cần kiểm tra tại cơ sở. Hệ thống cung cấp các lựa chọn với loại câu hỏi (Nhập văn bản, nhập số, câu hỏi trả lời chọn một đáp án hoặc nhiều đáp án…). Mỗi câu hỏi đi kèm với bộ cấu hình và logic riêng để bạn tùy chỉnh theo nhu cầu.
4
Quản lý quyền truy cập biểu mẫu
Trong tab Phân quyền, bạn có thể thiết lập quyền cho biểu mẫu này: ai có thể xem và thực hiện checklist dựa trên biểu mẫu, ai có thể chỉnh sửa biểu mẫu. Bạn cũng có thể xác định ai được xem, chỉnh sửa, đánh giá kết quả checklist tạo từ biểu mẫu này.
5
Cấu hình cảnh báo
Tab Cảnh báo. Tại đây bạn có thể thiết lập nhiều cách để cảnh báo/nhắc nhở liên quan đến checklist dựa trên biểu mẫu này.
6
Phát hành
Nhấp Phát hành. Đội ngũ của bạn giờ có thể thấy biểu mẫu và tạo checklist ngay trong ứng dụng Supa mobile dựa trên quyền thực hiện đã được cấu hình
Lên lịch checklist lặp lại
1
Mở menu Lịch checklists
Đăng nhập Supa và vào menu Lịch checklist ở thanh bên trái.
2
Tạo Lịch checklist mới
Nhấp Đặt lịch và đặt tên cho lịch checklist (ví dụ: “Daily Opening Checklist — Nyna Coffee”).
Bạn cũng cần chọn biểu mẫu sẽ dùng cho lịch checklist này.
3
Cấu hình lịch, địa điểm và GPS
- Cấu hình người thực hiện : Người dùng cụ thể; nhóm người dùng hoặc người dùng thuộc địa điểm
- Thiết lập tần suất chạy checklist
- Các địa điểm áp dụng và có yêu cầu xác minh GPS hay không.
- Cho phép hoàn thành lịch sau khi hết hạn
4
Lưu và chạy lịch
Nhấp Save. Nhân viên theo cấu hình đã thiết lập của bạn giờ có thể thấy checklist theo lịch và thực hiện checklist trong ứng dụng Supa mobile khi chu kỳ tiếp theo bắt đầu.
Kiểm tra các checklist đã được thực hiện
Dùng chức năng đánh giá cho các đợt kiểm tra đột xuất tại điểm. Quản lý mở ứng dụng Supa mobile, chọn địa điểm, chọn biểu mẫu và chạy checklist ngay tại chỗ. Mọi xác nhận, đánh giá được gửi lên — bao gồm tọa độ GPS và time-stamp — được ghi nhận theo thời gian thực và hiển thị ngay trên báo cáo.Xem kết quả
Mọi xác nhận hiển thị theo thời gian thực trong chức năng Báo cáo. Từ đây bạn có thể:- Lọc theo địa điểm, ngày tháng hoặc người thực hiện
- Xem điểm của từng kết quả checklist được gửi lên và kéo tới kết quả trả lời theo từng câu hỏi
- Xem ảnh đính kèm trực tiếp trong trang
- Xuất dữ liệu trả lời ra excel hoặc PDF để lưu hồ sơ tuân thủ
Checklist thực hiện bao gồm thông tin ghi nhận đầy đủ: tên nhân viên, tọa độ GPS tại thời điểm nộp, time-stamp trên thiết bị và toàn bộ ảnh bằng chứng.
II. Thao tác trên phone
Thao tác làm checklist
- Tại màn Của tôi sẽ thấy tất cả các checklist trong 1 ngày cần làm.
- Khi làm checklist bất kỳ sẽ có 2 lựa chọn: “Bắt đầu thực hiện” và “Không thể thực hiện”
- Sau khi trả lời xong các checklist, ấn Hoàn thành sẽ có thông báo thành công.
Thao tác với menu Checklist
- Vào menu Checklist để xem tình trạng của tất cả các checklist.
- Có thể làm tiếp với checklist ở trạng thái “đang làm”
- Khi chọn 1 checklist đã hoàn thành cụ thể, có thể xem nhanh: Chi tiết câu trả lời, Tệp liên quan, Công việc theo dõi và Cảnh báo
Thao tác với tài khoản có quyền Đánh giá
- Các tài khoản có quyền Đánh giá checklist với các checklist ở trạng thái hoàn thành: “Đúng hạn” và “Trễ hạn”.
- Chọn checklist cần đánh giá và kéo xuống cuối cùng của checklist (sau nút Hoàn thành). Chọn đánh giá Đạt hay Không đạt rồi ấn Đánh giá.
- Trạng thái của Đánh giá tại checklist bao gồm: Chờ, Đạt, Không đạt, Đang đánh giá.
- Ngoài ra người đánh giá còn có quyền đổi trạng thái của checklist từ “hoàn thành” (trễ hoặc đúng hạn) thành “đang làm” bằng cách ấn vào “Đánh dấu chưa hoàn thành”
