Dành cho ai
Supa được xây dựng cho các đơn vị facility management bao gồm:- Công ty bảo vệ quản lý hợp đồng tuần tra tại nhiều địa điểm
- Nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh thương mại và công nghiệp
- Công ty quản lý tòa nhà
- Đội vận hành kho bãi
Những thách thức chính mà Supa giải quyết
Xác minh nhà thầu thực sự có mặt tại địa điểm
Xác minh nhà thầu thực sự có mặt tại địa điểm
Nếu không có xác minh GPS, bạn chỉ có thể dựa vào việc tự báo cáo thời gian làm việc. Tình trạng nhà thầu không đến hoặc rời đi sớm sẽ không được phát hiện cho đến khi khách hàng phàn nàn — và lúc đó thiệt hại đã xảy ra.
Tài liệu tuân thủ SLA
Tài liệu tuân thủ SLA
Khách hàng yêu cầu bằng chứng rằng dịch vụ đã được hoàn thành đúng thời gian và đúng tiêu chuẩn. Việc tổng hợp bằng chứng thủ công từ sổ giấy và tin nhắn WhatsApp tốn hàng giờ và vẫn dễ thiếu sót.
Tính nhất quán của chất lượng dịch vụ
Tính nhất quán của chất lượng dịch vụ
Chất lượng dịch vụ sẽ không đồng đều khi giám sát viên không thể có mặt ở mọi nơi. Nếu không có checklist xác minh bằng hình ảnh, tiêu chuẩn dịch vụ sẽ khác nhau giữa các nhà thầu và các ca làm việc.
Khối lượng công việc từ báo cáo giấy
Khối lượng công việc từ báo cáo giấy
Nhật ký dịch vụ trên giấy cần được thu thập, scan và lưu trữ. Sai sót xảy ra thường xuyên, dữ liệu bị chậm trễ và tạo gánh nặng đáng kể cho đội giám sát.
Quy trình vận hành chính
Check-in nhà thầu tại địa điểm
Mọi nhà thầu thực hiện check-in tại địa điểm bằng tính năng xác minh GPS của Supa. Dữ liệu check-in được gắn timestamp và xác nhận vị trí — chứng minh rằng nhà thầu đã đến đúng địa điểm vào đúng thời gian. Giám sát viên có thể theo dõi trạng thái check-in theo thời gian thực trên tất cả địa điểm mà không cần thực hiện bất kỳ cuộc gọi nào.Checklist hoàn thành dịch vụ
Đội vệ sinh hoàn thành checklist dịch vụ theo từng khu vực vào cuối mỗi ca làm việc. Ảnh của các khu vực đã hoàn thành là bắt buộc để xác nhận hoàn tất. Giám sát viên có thể xem lại checklist cùng bằng chứng hình ảnh từ bất kỳ đâu.Ghi nhận tuần tra an ninh
Nhân viên bảo vệ ghi nhận từng checkpoint tuần tra trong Supa kèm GPS timestamp. Lộ trình tuần tra được ghi nhận tự động, cung cấp cho khách hàng hồ sơ xác thực về hoạt động di chuyển của nhân viên bảo vệ trong suốt ca làm việc.Theo dõi bảo trì thiết bị
Checklist kiểm tra định kỳ cho hệ thống HVAC, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thang máy và các tài sản quan trọng khác được quản lý trong Supa. Kỹ thuật viên thực hiện kiểm tra trên thiết bị di động, đính kèm hình ảnh và gửi báo cáo — toàn bộ dữ liệu đều có thể truy xuất và tìm kiếm.Báo cáo SLA
Dashboard Analytics của Supa tổng hợp dữ liệu hoàn thành dịch vụ, bản ghi check-in và kết quả checklist thành các báo cáo sẵn sàng gửi khách hàng. Những công việc trước đây mất hàng giờ thao tác thủ công giờ có thể được tạo chỉ trong vài phút.Escalation sự cố
Khi nhà thầu phát hiện hư hỏng, nguy cơ mất an toàn hoặc lỗi dịch vụ, họ có thể báo cáo ngay trong Supa kèm hình ảnh. Ban quản lý và khách hàng có thể được thông báo ngay lập tức. Sự cố được theo dõi đến khi xử lý hoàn tất với đầy đủ audit trail.Tính năng được khuyến nghị
Checklists & Audits
Checklist hoàn thành dịch vụ và nhật ký tuần tra có xác minh GPS cùng bằng chứng hình ảnh bắt buộc.
Task Management
Lên lịch và theo dõi task bảo trì cũng như hành động khắc phục từ lúc phân công đến khi xác nhận hoàn tất.
Analytics
Tự động tạo báo cáo tuân thủ SLA và dashboard hiệu suất dịch vụ phục vụ báo cáo khách hàng.
Issues & Investigations
Báo cáo nguy cơ và hư hỏng tức thời với bằng chứng hình ảnh, thông báo khách hàng và theo dõi quá trình xử lý.
Ví dụ thực tế
Một facility manager giám sát hợp đồng vệ sinh tại 18 tòa nhà thương mại từng phải dành hai ngày mỗi tháng để tổng hợp báo cáo tuân thủ SLA từ sổ dịch vụ giấy. Sau khi triển khai Supa, mọi đội vệ sinh đều hoàn thành checklist theo từng khu vực kèm hình ảnh trực tiếp trong ứng dụng. Vào cuối tháng, dashboard Analytics tự động tạo báo cáo SLA. Người quản lý đã lấy lại được hai ngày làm việc đó — và khi khách hàng tranh chấp về việc hoàn thành dịch vụ vào một ngày cụ thể, bằng chứng hình ảnh có thể được truy xuất trong chưa đầy một phút.Check-in xác minh GPS và checklist hình ảnh không chỉ giúp bạn bảo vệ mình trong các tranh chấp — chúng còn loại bỏ nhu cầu kiểm tra hiện trường tốn kém mà bạn đang phải dựa vào để xác minh sự hiện diện của nhân sự.
Bắt đầu triển khai
Xác định loại dịch vụ có rủi ro cao nhất
Chọn loại hợp đồng mà tranh chấp SLA hoặc lỗi chất lượng đang gây thiệt hại lớn nhất cho bạn — vệ sinh, an ninh hoặc bảo trì. Xây dựng workflow Supa đầu tiên xoay quanh dịch vụ đó.
Thiết lập check-in GPS cho nhà thầu
Bật tính năng check-in địa điểm cho hợp đồng đầu tiên của bạn. Xác định phạm vi GPS cho phép tại từng địa điểm và cấu hình thông báo check-in cho giám sát viên.
Xây dựng checklist hoàn thành dịch vụ
Số hóa biểu mẫu hoàn thành dịch vụ hiện tại của bạn trong Supa. Thêm yêu cầu hình ảnh cho từng khu vực hoặc checkpoint. Đây sẽ trở thành hồ sơ bằng chứng SLA của bạn.