Skip to main content

​
TÀI LIỆU MÔ TẢ TÍNH NĂNG DỰ ÁN (PRODUCT)

​
1. Giới thiệu tổng quan tính năng

Hệ thống Quản lý Công việc & Sự kiện Dự án là phân hệ lõi hỗ trợ các đội ngũ tối ưu hóa quy trình vận hành, theo dõi tiến độ và kiểm soát chặt chẽ các cột mốc quan trọng. Tính năng này thiết lập một cấu trúc phân rã công việc trực quan từ cấp độ chiến lược (Mốc việc) đến cấp độ thực thi (công việc) và các hoạt động cộng tác (Sự kiện), kết hợp cùng hệ thống báo cáo thời gian thực giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.

​
2. Cấu trúc phân rã chức năng (Khung đầu mục cần viết)

Dưới đây là khung cấu trúc tài liệu chi tiết (Bản mẫu) mà bạn cần hoàn thiện cho dự án của mình:

​
ĐẦU MỤC 1: Quản lý Mốc việc (Milestone Management)

  • Mục đích: Quản lý các giai đoạn, mục tiêu lớn của dự án (ví dụ: Nghiệm thu Giai đoạn 1, Releasing v1.0).
  • Các thuộc tính cần mô tả: Tên mốc việc, Ngày đến hạn (Deadline), Trạng thái (Chưa bắt đầu, Đang chạy, Đạt được, Trễ hạn), Người chịu trách nhiệm chính.
  • Các hành động (Usecases): Thêm mới mốc việc, Sửa thông tin, Xóa mốc việc, Gắn công việc vào mốc việc, Chuyển đổi trạng thái mốc việc.

​
ĐẦU MỤC 2: Quản lý Công việc (Task Management)

  • Mục đích: Quản lý chi tiết các task thực thi hàng ngày của thành viên dự án.
  • Các thuộc tính cần mô tả: Tên công việc, Mô tả chi tiết (Markdown/Rich text), Trạng thái (To-do, In-Progress, Review, Done), Mức độ ưu tiên (Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp), Người thực hiện (Assignee), Người theo dõi (Follower), Thời gian dự kiến (Estimate), Thời gian thực tế (Log time).
  • Các hành động (Usecases): * Tạo mới task, cập nhật trạng thái (kéo thả Kanban hoặc cập nhật form).
    • Phân cấp công việc (Công việc cha - Công việc con / Sub-task).
    • Bình luận (Comment), đính kèm tệp tin bên trong công việc.

​
ĐẦU MỤC 3: Quản lý Sự kiện Dự án (Project Events)

  • Mục đích: Lên lịch và quản lý các hoạt động chung như họp hành (Scrum meetings, Review, Retrospective), hội thảo, hoặc các buổi bàn giao.
  • Các thuộc tính cần mô tả: Tên sự kiện, Thời gian bắt đầu/kết thúc, Địa điểm/Link họp trực tuyến, Thành phần tham dự (Attendees), Chương trình nghị sự (Agenda).
  • Các hành động (Usecases): Đặt lịch sự kiện, Gửi thông báo/nhắc lịch tự động (Email/Hệ thống), Tích hợp hiển thị trên giao diện Lịch (Calendar View).

​
ĐẦU MỤC 4: Hệ thống Báo cáo & Thống kê (Reporting Dashboard)

  • Mục đích: Cung cấp góc nhìn trực quan về hiệu suất dự án cho Quản lý dự án (PM) và Thành viên.
  • Các loại báo cáo cần thiết kế:
    • Báo cáo Tiến độ Mốc việc: Tỷ lệ hoàn thành các mục tiêu lớn.
    • Báo cáo Năng suất (Burndown/Velocity Chart hoặc Task Counter): Thống kê số lượng task theo trạng thái, số lượng task bị trễ hạn (Overdue).
    • Báo cáo Phân bổ Nguồn lực: Kiểm tra xem thành viên nào đang quá tải hoặc đang rảnh việc.

​
3. Bản mẫu Mô tả Chi tiết Tính năng (Dùng để viết tài liệu kỹ thuật)

Bạn có thể dựa vào cấu trúc dưới đây để viết chi tiết cho từng chức năng:

​
3.1. Tính năng Quản lý Mốc việc (Milestone)

  • Mô tả: Cho phép tạo ra các điểm neo thời gian cố định để đánh dấu sự hoàn thành của một giai đoạn. Toàn bộ công việc con phải phụ thuộc vào khung thời gian của mốc việc này.
  • Luồng nghiệp vụ (Workflow):
    1. PM tạo Mốc việc “Hoàn thiện UI/UX” (Hạn: 30/07).
    2. Các Developer tạo các Công việc con và liên kết với Mốc việc này.
    3. Khi tất cả các Công việc con chuyển sang Done, hệ thống gợi ý PM chuyển trạng thái Mốc việc sang Đạt được.

​
3.2. Tính năng Quản lý Công việc (Task)

  • Mô tả: Giao diện hiển thị linh hoạt dưới dạng Danh sách (List view) và Bảng (Kanban Board).
  • Quy tắc nghiệp vụ (Business Rules):
    • Một công việc chỉ được có tối đa 01 người thực hiện chính nhưng có thể có nhiều người theo dõi.
    • Không thể chuyển trạng thái sang Done nếu các công việc con (Sub-task) chưa hoàn thành.

​
3.3. Tính năng Quản lý Sự kiện (Event)

  • Mô tả: Lịch chung của dự án hiển thị tất cả các mốc việc và lịch họp.
  • Tính năng bổ trợ: Đồng bộ hóa lời mời đến Google Calendar hoặc Microsoft Outlook (nếu có mở rộng).

​
3.4. Mô tả Hệ thống Báo cáo (Reporting)

  • Biểu đồ trực quan:
    • Biểu đồ tròn (Pie chart) thể hiện tỷ lệ % trạng thái công việc.
    • Biểu đồ cột (Bar chart) thể hiện số lượng task hoàn thành của từng thành viên trong tuần/tháng.